ul. Kotłowskiego 3/35-36, 84-200 Wejherowo [email protected] +48 506 077 666 pn–pt 7:30–15:30
PL
  1. Strona główna
  2. KSeF

e-Faktury

KSeF — Krajowy System e-Faktur

Wdrożenie i bieżąca obsługa e-faktur dla firm z Wejherowa i całej Polski.

„Przeprowadziliśmy klientów przez wprowadzenie JPK w 2016 roku, JPK_CIT w 2025 i KSeF w 2026. Każda reforma wygląda u nas tak samo: spokojne wdrożenie po naszej stronie, a firma klienta pracuje dalej.”

Obowiązkowe e-fakturowanie od 2026 roku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura wystawiona w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana na serwerach Ministerstwa Finansów przez 10 lat.

W praktyce oznacza to koniec faktur papierowych i PDF w obrocie między firmami. Od 1 kwietnia 2026 roku faktury w KSeF wystawiają wszystkie firmy w Polsce — od jednoosobowych działalności po spółki (z wyjątkiem najmniejszych podatników, którzy mają czas do 1 stycznia 2027 roku). Faktura B2B wystawiona poza systemem, poza trybami awaryjnymi, nie spełnia wymogów ustawy o VAT.

Dla wielu firm to rewolucja w sposobie pracy. Dla nas — kolejna reforma w 33-letniej historii, przez którą prowadzimy klientów. Wiemy, że klucz do spokojnego przejścia to przygotowanie z wyprzedzeniem.

Terminy

Kiedy KSeF staje się obowiązkowy dla Ciebie?

Obowiązek wchodził etapami. Sprawdź, który termin dotyczy Twojej firmy.

  1. 1.02.2026

    Duże firmy

    Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od tego dnia wszyscy przedsiębiorcy — niezależnie od skali — odbierają faktury w KSeF.

  2. 1.04.2026

    Pozostałe firmy

    Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje pozostałe firmy: spółki z o.o., komandytowe, jawne, jednoosobowe działalności — bez względu na status VAT.

  3. 31.12.2026

    Koniec okresu przejściowego

    Do końca 2026 roku nie ma kar pieniężnych za błędy związane z KSeF. To czas na spokojne dopracowanie procesów — warto go wykorzystać.

  4. 1.01.2027

    Najmniejsi podatnicy

    Firmy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, wystawiają faktury w KSeF najpóźniej od tego dnia.

Usługi

Pełna obsługa KSeF — od wdrożenia po codzienność

Nie zostawiamy klientów z dokumentacją techniczną Ministerstwa Finansów. Przejmujemy całość — od pierwszej konfiguracji, przez integrację z Twoim programem do faktur, po bieżącą obsługę.

Audyt gotowości

Sprawdzamy, jak Twoja firma fakturuje dziś, z jakich systemów korzysta i co wymaga zmiany. Dostajesz konkretną listę kroków.

Uprawnienia i certyfikaty

Konfigurujemy dostęp firmy do KSeF, nadajemy uprawnienia pracownikom i biuru rachunkowemu, pomagamy uzyskać certyfikaty KSeF.

Integracja z programem do faktur

Łączymy KSeF z Twoim oprogramowaniem — Comarch ERP Optima, Subiekt, BaseLinker, wFirma, iFirma. Dobieramy rozwiązanie do rytmu pracy.

Szkolenie zespołu

Pokazujemy pracownikom, jak wystawiać i odbierać faktury w KSeF. Krótko i praktycznie — tak, żeby od pierwszego dnia działali samodzielnie.

Bieżąca obsługa faktur

Po wdrożeniu obsługa faktur w KSeF jest częścią standardowej księgowości. Pilnujemy statusów, numerów KSeF i poprawności danych.

Korekty i tryby awaryjne

Pomagamy w sytuacjach awaryjnych — tryb offline, niedostępność systemu, błędy, faktury korygujące. Wiemy, jak system działa w trudnych przypadkach.

Dlaczego my

33 lata doświadczenia z reformami podatkowymi

Każda reforma w polskiej księgowości wygląda z perspektywy klienta podobnie: niepewność, obawa przed karami, pytania o nowe procedury. Przechodziliśmy przez to z klientami w 2004 roku przy wejściu Polski do UE, w 2016 roku przy wprowadzeniu JPK, w 2025 roku przy JPK_CIT. Teraz robimy to z KSeF.

Wiemy, że klucz to wcześniejsze przygotowanie procesów, integracja systemów i jasna komunikacja z zespołem klienta. Twoja firma nie odczuwa przejścia — fakturowanie działa jak dotychczas, tylko technicznie po nowemu.

Doświadczenie z każdą reformą

JPK, JPK_VAT, JPK_CIT, KSeF — przeszliśmy z klientami przez każdą zmianę w raportowaniu ostatniej dekady.

Pełna odpowiedzialność

Mamy ubezpieczenie OC biura rachunkowego i licencjonowane oprogramowanie. Odpowiadamy za poprawność wdrożenia.

Obsługa zdalna

Wdrażamy KSeF u klientów z całej Polski — bez konieczności wizyty w biurze w Wejherowie.

Zmiany

Co KSeF zmienia w codziennej pracy firmy

KSeF to nie tylko formalny obowiązek, ale zmiana sposobu dokumentowania sprzedaży. Oto najważniejsze różnice.

01

Faktury w jednolitym formacie XML

Zamiast różnych wzorów PDF — jedna struktura ustalona przez Ministerstwo Finansów (FA(3)). Każda faktura dostaje unikalny numer KSeF, który potwierdza jej istnienie w obrocie prawnym.

02

Koniec papieru w B2B

W transakcjach między firmami papierowa faktura znika z obiegu. Faktury dla konsumentów mogą być wystawiane poza KSeF — decyduje sprzedawca.

03

Data wystawienia = data wysłania do KSeF

Faktura uzyskuje numer i staje się dokumentem w chwili przesłania do systemu. Tryby awaryjne pozwalają wystawić ją poza KSeF i dosłać później.

04

Numer KSeF w płatnościach

Od 1 stycznia 2027 roku przy przelewach między podatnikami VAT trzeba będzie podawać numer KSeF faktury. Warto już teraz przygotować obieg dokumentów.

05

Zwrot VAT bez skrótów

Zwrot VAT w 40 dni za samo korzystanie z KSeF przestał obowiązywać, gdy system stał się obowiązkowy. Szybszy zwrot zależy od innych warunków — sprawdzimy, czy je spełniasz.

06

Archiwum po stronie państwa

Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Nie musisz prowadzić własnego archiwum elektronicznego faktur ustrukturyzowanych.

Wdrożenie KSeF

Sprawdźmy, czy Twoja firma jest gotowa na KSeF

Opisz krótko, jak dziś wystawiasz faktury i w jakim programie. Oddzwonimy, powiemy, co trzeba zmienić, i przygotujemy wycenę wdrożenia — bez zobowiązań.

  • Infolinia+48 793 404 066pn–pt 7:30–15:30
  • Szymon Gołowacz · właściciel+48 506 077 666
  • Adresul. Kotłowskiego 3/35-36
    84-200 Wejherowo
  • Godziny pracyPoniedziałek – piątek: 7:30 – 15:30
    Sobota – niedziela: nieczynne

Często zadawane pytania

Pytania o KSeF

Czy KSeF dotyczy mojej firmy?

Tak. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy wszystkich firm w Polsce — niezależnie od formy prawnej i statusu VAT. Wyjątek: firmy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, mają czas do 1 stycznia 2027 roku. Odbierać faktury w KSeF muszą wszyscy już od 1 lutego 2026 roku.

Nie wdrożyłem jeszcze KSeF. Co teraz?

Do 31 grudnia 2026 roku nie ma kar pieniężnych za błędy związane z KSeF, ale sam obowiązek wystawiania faktur w systemie już obowiązuje. Im szybciej uporządkujesz procesy, tym spokojniej przejdziesz w 2027 rok. Odezwij się — przeprowadzimy wdrożenie za Ciebie.

Czy muszę kupować dodatkowe oprogramowanie?

Niekoniecznie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia (Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF), a większość programów księgowych — Comarch ERP Optima, Subiekt, wFirma, iFirma — ma już integrację z KSeF. Doradzimy, które rozwiązanie pasuje do skali Twojej firmy.

Czy faktury dla konsumentów też idą przez KSeF?

Nie muszą. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności mogą być wystawiane w KSeF albo poza nim — decyzja należy do sprzedawcy. Jeśli wystawiasz je w KSeF, klient dostaje wizualizację faktury z kodem QR.

Kto odpowiada za błędy w fakturach w KSeF?

Tak jak dotychczas — wystawca faktury. KSeF sprawdza poprawność formalną pliku XML, ale nie merytoryczną treść faktury. Dlatego ważne jest, żeby wystawiać faktury w dobrze skonfigurowanym systemie. My pilnujemy obu warstw.

Co, jeśli KSeF przestanie działać?

System przewiduje tryby awaryjne. Gdy faktury nie da się w danej chwili wysłać do KSeF, wystawia się ją poza systemem i przesyła później — w terminach określonych dla danego trybu (offline24, tryb awaryjny ogłaszany przez Ministerstwo Finansów, tryb na wypadek całkowitej awarii). Pomagamy w każdym z tych przypadków.

Co z fakturami zaliczkowymi i korygującymi?

W KSeF wystawia się je tak samo jak zwykłe faktury — z dodatkowym wymogiem wskazania numeru KSeF faktury pierwotnej (przy korekcie) albo wcześniejszych faktur zaliczkowych (przy fakturze rozliczającej). Obsługujemy to w ramach bieżącej księgowości.

Ile kosztuje wdrożenie KSeF z JUGOMA?

Cena zależy od skali firmy, liczby osób wystawiających faktury i obecnego programu. Dla stałych klientów wdrożenie odbywa się w ramach standardowej obsługi księgowej. Dla nowych przygotowujemy indywidualną wycenę po krótkiej rozmowie — a pierwszy miesiąc współpracy kosztuje 1 zł.

Zadzwoń