ul. Kotłowskiego 3/35-36, 84-200 Wejherowo [email protected] +48 506 077 666 Mo–Fr 7:30–15:30
DE
  1. Startseite
  2. KSeF

E-Rechnungen

KSeF – das polnische E-Rechnungssystem

Einführung und laufende Betreuung der E-Rechnung für Unternehmen aus Wejherowo und ganz Polen.

„Wir haben unsere Mandanten 2016 durch die Einführung von JPK begleitet, 2025 durch JPK_CIT und 2026 durch KSeF. Jede Reform läuft bei uns gleich ab: Wir übernehmen die Umstellung in aller Ruhe, und das Unternehmen des Mandanten arbeitet einfach weiter.”

Pflicht zur E-Rechnung ab 2026

Das Nationale E-Rechnungssystem KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist eine staatliche Plattform zum Ausstellen, Übermitteln und Empfangen strukturierter Rechnungen. Jede im System ausgestellte Rechnung erhält eine eindeutige Identifikationsnummer und wird 10 Jahre lang auf den Servern des polnischen Finanzministeriums gespeichert.

In der Praxis bedeutet das das Ende von Papier- und PDF-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Seit dem 1. April 2026 stellen alle Unternehmen in Polen ihre Rechnungen in KSeF aus – vom Einzelunternehmen bis zur Gesellschaft (mit Ausnahme der kleinsten Steuerpflichtigen, die bis zum 1. Januar 2027 Zeit haben). Eine B2B-Rechnung, die außerhalb des Systems und nicht in einem Notfallmodus ausgestellt wird, erfüllt die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes nicht.

Für viele Unternehmen ist das eine Revolution in der täglichen Arbeit. Für uns ist es eine weitere Reform in unserer 33-jährigen Geschichte, durch die wir unsere Mandanten begleiten. Wir wissen: Der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang ist die frühzeitige Vorbereitung.

Fristen

Ab wann ist KSeF für Sie Pflicht?

Die Pflicht wurde schrittweise eingeführt. Prüfen Sie, welcher Termin für Ihr Unternehmen gilt.

  1. 1.02.2026

    Großunternehmen

    Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen in KSeF für Unternehmen, deren Umsatz 2024 mehr als 200 Mio. PLN betrug. Ab diesem Tag empfangen alle Unternehmer – unabhängig von ihrer Größe – Rechnungen über KSeF.

  2. 1.04.2026

    Übrige Unternehmen

    Die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen in KSeF gilt für alle übrigen Unternehmen: sp. z o.o. (GmbH), KG, OHG, Einzelunternehmen – unabhängig vom VAT-Status.

  3. 31.12.2026

    Ende der Übergangszeit

    Bis Ende 2026 werden keine Geldstrafen für KSeF-bezogene Fehler verhängt. Zeit, die Abläufe in Ruhe zu optimieren – nutzen Sie sie.

  4. 1.01.2027

    Kleinste Steuerpflichtige

    Unternehmen, deren monatlicher fakturierter Umsatz 10.000 PLN brutto nicht übersteigt, stellen ihre Rechnungen spätestens ab diesem Tag in KSeF aus.

Leistungen

KSeF-Komplettservice – von der Einführung bis zum Alltag

Wir lassen unsere Mandanten nicht mit der technischen Dokumentation des Finanzministeriums allein. Wir übernehmen alles – von der Ersteinrichtung über die Anbindung Ihres Rechnungsprogramms bis zur laufenden Betreuung.

Readiness-Audit

Wir prüfen, wie Ihr Unternehmen heute Rechnungen stellt, welche Systeme es nutzt und was sich ändern muss. Sie erhalten eine konkrete Liste der nächsten Schritte.

Berechtigungen und Zertifikate

Wir richten den KSeF-Zugang Ihres Unternehmens ein, vergeben Berechtigungen an Mitarbeiter und das Buchhaltungsbüro und helfen beim Erhalt der KSeF-Zertifikate.

Anbindung an Ihr Rechnungsprogramm

Wir verbinden KSeF mit Ihrer Software – Comarch ERP Optima, Subiekt, BaseLinker, wFirma, iFirma. Die Lösung passen wir an Ihre Arbeitsabläufe an.

Schulung des Teams

Wir zeigen Ihren Mitarbeitern, wie sie Rechnungen in KSeF ausstellen und empfangen. Kurz und praxisnah – damit sie ab dem ersten Tag selbstständig arbeiten.

Laufende Rechnungsbetreuung

Nach der Einführung ist die Rechnungsabwicklung in KSeF Teil der regulären Buchhaltung. Wir behalten Status, KSeF-Nummern und die Richtigkeit der Daten im Blick.

Korrekturen und Notfallmodi

Wir helfen in Ausnahmesituationen – Offline-Modus, Systemausfall, Fehler, Korrekturrechnungen. Wir wissen, wie das System in schwierigen Fällen funktioniert.

Warum wir

33 Jahre Erfahrung mit Steuerreformen

Aus Sicht des Mandanten sieht jede Reform der polnischen Buchhaltung ähnlich aus: Unsicherheit, Angst vor Sanktionen, Fragen zu neuen Verfahren. Wir haben das mit unseren Mandanten 2004 beim EU-Beitritt Polens erlebt, 2016 bei der Einführung von JPK und 2025 bei JPK_CIT. Jetzt tun wir es mit KSeF.

Wir wissen: Entscheidend sind die rechtzeitige Vorbereitung der Abläufe, die Integration der Systeme und eine klare Kommunikation mit dem Team des Mandanten. Ihr Unternehmen spürt den Übergang nicht – die Rechnungsstellung läuft wie gewohnt, nur technisch auf neue Weise.

Erfahrung mit jeder Reform

JPK, JPK_VAT, JPK_CIT, KSeF – wir haben unsere Mandanten durch jede Änderung im Meldewesen des letzten Jahrzehnts begleitet.

Volle Verantwortung

Wir verfügen über eine Berufshaftpflichtversicherung für Buchhaltungsbüros und lizenzierte Software. Wir stehen für die korrekte Einführung ein.

Online-Betreuung

Wir führen KSeF bei Mandanten in ganz Polen ein – ohne dass ein Besuch in unserem Büro in Wejherowo nötig ist.

Änderungen

Was KSeF im Arbeitsalltag eines Unternehmens ändert

KSeF ist nicht nur eine formale Pflicht, sondern verändert die Art, wie Verkäufe dokumentiert werden. Die wichtigsten Unterschiede im Überblick.

01

Rechnungen im einheitlichen XML-Format

Statt unterschiedlicher PDF-Vorlagen gibt es eine vom Finanzministerium festgelegte Struktur (FA(3)). Jede Rechnung erhält eine eindeutige KSeF-Nummer, die ihre Existenz im Rechtsverkehr bestätigt.

02

Kein Papier mehr im B2B

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verschwindet die Papierrechnung. Rechnungen an Verbraucher dürfen außerhalb von KSeF ausgestellt werden – das entscheidet der Verkäufer.

03

Ausstellungsdatum = Übermittlung an KSeF

Die Rechnung erhält ihre Nummer und wird in dem Moment zum Dokument, in dem sie an das System übermittelt wird. Notfallmodi erlauben die Ausstellung außerhalb von KSeF mit späterer Nachreichung.

04

KSeF-Nummer bei Zahlungen

Ab dem 1. Januar 2027 muss bei Überweisungen zwischen Umsatzsteuerpflichtigen die KSeF-Nummer der Rechnung angegeben werden. Bereiten Sie Ihren Dokumentenfluss am besten schon jetzt darauf vor.

05

Keine VAT-Erstattung im Schnellverfahren

Die VAT-Erstattung innerhalb von 40 Tagen allein für die Nutzung von KSeF entfiel, als das System verpflichtend wurde. Eine schnellere Erstattung hängt von anderen Voraussetzungen ab – wir prüfen, ob Sie diese erfüllen.

06

Archiv beim Staat

Rechnungen werden 10 Jahre lang in KSeF gespeichert. Sie müssen kein eigenes elektronisches Archiv für strukturierte Rechnungen führen.

KSeF-Einführung

Prüfen wir, ob Ihr Unternehmen bereit für KSeF ist

Beschreiben Sie kurz, wie und mit welchem Programm Sie heute Rechnungen ausstellen. Wir rufen zurück, sagen Ihnen, was geändert werden muss, und erstellen ein Angebot für die Einführung – unverbindlich.

  • Hotline+48 793 404 066Mo–Fr 7:30–15:30
  • Szymon Gołowacz · Inhaber+48 506 077 666
  • Adresseul. Kotłowskiego 3/35-36
    84-200 Wejherowo
  • ArbeitszeitenMontag – Freitag: 7:30 – 15:30
    Samstag – Sonntag: geschlossen

Häufige Fragen

Fragen zu KSeF

Betrifft KSeF mein Unternehmen?

Ja. Seit dem 1. April 2026 gilt die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen in KSeF für alle Unternehmen in Polen – unabhängig von Rechtsform und VAT-Status. Ausnahme: Unternehmen, deren monatlicher fakturierter Umsatz 10.000 PLN brutto nicht übersteigt, haben Zeit bis zum 1. Januar 2027. Rechnungen über KSeF empfangen müssen alle bereits seit dem 1. Februar 2026.

Ich habe KSeF noch nicht eingeführt. Was jetzt?

Bis zum 31. Dezember 2026 werden keine Geldstrafen für KSeF-bezogene Fehler verhängt, die Pflicht zur Rechnungsstellung im System gilt jedoch bereits. Je früher Sie Ihre Abläufe ordnen, desto entspannter starten Sie ins Jahr 2027. Melden Sie sich – wir übernehmen die Einführung für Sie.

Muss ich zusätzliche Software kaufen?

Nicht unbedingt. Das Finanzministerium stellt kostenlose Werkzeuge bereit (die KSeF-Steuerzahler-App „Aplikacja Podatnika KSeF“ und die mobile KSeF-App), und die meisten Buchhaltungsprogramme – Comarch ERP Optima, Subiekt, wFirma, iFirma – sind bereits an KSeF angebunden. Wir beraten, welche Lösung zur Größe Ihres Unternehmens passt.

Laufen auch Rechnungen an Verbraucher über KSeF?

Nicht zwingend. Rechnungen an Privatpersonen ohne Gewerbe können in KSeF oder außerhalb ausgestellt werden – das entscheidet der Verkäufer. Wenn Sie sie in KSeF ausstellen, erhält der Kunde eine Visualisierung der Rechnung mit QR-Code.

Wer haftet für Fehler in KSeF-Rechnungen?

Wie bisher der Rechnungsaussteller. KSeF prüft die formale Richtigkeit der XML-Datei, nicht aber den sachlichen Inhalt der Rechnung. Deshalb ist es wichtig, Rechnungen in einem gut konfigurierten System auszustellen. Wir achten auf beide Ebenen.

Was passiert, wenn KSeF ausfällt?

Das System sieht Notfallmodi vor. Kann eine Rechnung gerade nicht an KSeF übermittelt werden, wird sie außerhalb des Systems ausgestellt und später nachgereicht – innerhalb der für den jeweiligen Modus geltenden Fristen (offline24, vom Finanzministerium ausgerufener Notfallmodus, Modus für einen Totalausfall). Wir helfen in jedem dieser Fälle.

Wie sieht es mit Anzahlungs- und Korrekturrechnungen aus?

In KSeF werden sie genauso ausgestellt wie normale Rechnungen – mit der zusätzlichen Anforderung, die KSeF-Nummer der ursprünglichen Rechnung (bei einer Korrektur) bzw. der vorherigen Anzahlungsrechnungen (bei einer Schlussrechnung) anzugeben. Das erledigen wir im Rahmen der laufenden Buchhaltung.

Was kostet die KSeF-Einführung mit JUGOMA?

Der Preis hängt von der Unternehmensgröße, der Zahl der Personen, die Rechnungen ausstellen, und dem bisherigen Programm ab. Für Bestandsmandanten erfolgt die Einführung im Rahmen der regulären Buchhaltungsbetreuung. Für Neukunden erstellen wir nach einem kurzen Gespräch ein individuelles Angebot – und der erste Monat der Zusammenarbeit kostet 1 PLN.

Anrufen